Preise Dokumente scannen | Akten Belege digitalisieren

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Preise Dokumente scannen, unsere Leistungen

SOS Scanservice unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Unterlagen mit folgenden Dienstleistungen:

Abholung Ihrer Unterlagen

Im Großraum Leipzig, Halle, Chemnitz und Dresden übernehmen wir gern die Abholung und Rücklieferung Ihrer Unterlagen. Dafür berechnen 0,50 €* pro gefahrenen Kilometer.

Vorbereitung der Belege zum Scannen

Zur Verarbeitung Ihrer Unterlagen auf modernen Einzugsscannern müssen alle Dokumente als einzeln einzugsfähige Seiten vorliegen – so, wie Sie Papier in den Drucker einlegen.
Daher müssen im Rahmen der Belegvorbereitung von allen Dokumenten manuell die Heft- bzw. Büroklammern entfernt werden. Kleinere oder beschädigte Dokumente werden aufgeklebt oder kopiert.

Dokumente, Aktenordner scannen

Wir digitalisieren Ihre Aktenordner nach Ihren Vorgaben in Schwarzweiß, Graustufen oder in Farbe und übergeben Ihnen die digitalisierten Daten in dem für Ihre geplante Verwendung notwendigen Dateiformat.

Die Preisgestaltung für die Digitalisierung Ihrer Aktenordner erfolgt aufgrund der Art und der Größe der Dokumente im Ordner. Dabei ist es unerheblich, welche Auflösung Sie benötigen, oder ob die Dokumente in S/W oder Farbe ausgegeben werden sollen. Sofern sich beidseitig bedruckte Dokumente im Ordner befinden, werden diese ohne Aufpreis auch beidseitig gescannt.  

Speichern im gewünschten Dateiformat

Zur langfristigen Archivierung und sicheren Reproduzierbarkeit erfolgt die Digitalisierung Ihrer Dokumente in der Regel im Farbmodus mit einer Auflösung von 300dpi. Entsprechend der Struktur Ihrer Aktenordner, können die Daten in ein- oder mehrseitigen PDF-Dateien gespeichert werden.
Buchhaltungsunterlagen, welche in eine DATEV-Anwendung importiert werden sollen, werden Schwarzweiß mit einer Auflösung von 300dpi digitalisiert und als TIFF-Datei (optional auch als JPG oder PDF) gespeichert.
Diese Leistungen sind im Rahmen der Digitalisierung kostenlos.

OCR-Texterkennung

Durch die OCR-Texterkennung werden digitale Dokumente durchsuchbar. Bitte beachten Sie, dass Handschriften oder ältere Maschinenschriften von der Texterkennung nicht erfasst werden können.
Sollen die Dokumente in ein Dokumenten-Management-System (DMS) importiert werden, wird bei vielen Systemen die Texterkennung beim Import automatisch durchgeführt.
Empfehlenswert ist die Texterkennung nur bei sehr umfangreichen PDF-Dokumenten, welche z.B. für Recherchen bei der täglichen Arbeit oft benötigt werden. Hierfür berechnen wir 0,04 €* pro Seite.

Indexierung der Dokumente

Im Rahmen der Indexierung speichern wir die digitalisierten Belege individuell nach Ihren Vorgaben. Gern übernehmen wir die Struktur Ihrer Aktenordner und erstellen für jede Trennung im Ordner (Trennblatt oder -streifen) eine mehrseitige PDF-Datei. Diese Datei wird entsprechend der Trennung im Ordner beschriftet (z.B. 2018-05-Eingangs-Rechnungen-K). Zusammen mit einer verständlichen Verzeichnisstruktur ist es so im Bedarfsfall auch ohne OCR-Texterkennung möglich, Dokumente am PC schnell zu finden.

Bereitstellung der digitalen Daten

SOS Bürodienste betreibt bei einem deutschen Rechenzentrum einen Cloud-Server. Hier richten wir Ihnen gern  einen durch Passwort geschützten Bereich ein, wo wir Ihnen die digitalisierten Daten zum Download bereitstellen. Alternativ speichern wir die Daten gern auf einen von Ihnen bereitgestellten Datenträger.
Für die Bereitstellung der Daten berechnen wir 6,50 €*.

Aktenvernichtung

Nach dem Abschluss der Digitalisierung übernehmen wir in Zusammenarbeit mit  zertifizierten Partnern gern die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Altakten.
Die Preise werden individuell nach der Anzahl der Aktenordner bzw. nach dem Gewicht der Unterlagen ermittelt.

Rücklieferung Ihrer Unterlagen

Im Großraum Leipzig, Halle, Chemnitz und Dresden übernehmen wir gern die Rücklieferung Ihrer Unterlagen. Dafür berechnen 0,50 €* pro gefahrenen Kilometer.
Kleine Mengen senden wir Ihnen mit DHL zurück. Dafür berechnen wir die DHL-Versandkosten, zuzüglich einer Pauschale in Höhe von 4,50 €* pro Paket.

Preise Dokumente scannen, Akten digitalisieren

Abhängig von der Art und dem Zustand Ihrer Dokumente wird entschieden, mit welchen Scanverfahren diese Dokumente schonend und effektiv digitalisiert werden können. 

Aktenordner scannen

Die Belege Ihrer Aktenordner werden in der Regel auf modernen Einzugsscannern digitalisiert.
Dabei wird ein Stapel mit Dokumenten in den automatischen Dokumenteneinzug des Scanners gelegt, so, wie Sie Papier in den Drucker legen. Die Dokumente werden vom Scanner automatisch einzeln eingezogen und digitalisiert. Über die Scannersoftware wird dabei mittels Sensoren geprüft, dass jede Seite einzeln eingezogen wird.

Vorteil:

• hohe Scangeschwindigkeit
• schnelle und kostengünstige Digitalisierung der Dokumente

Nachteil:

Auf Einzugsscannern können nur einzeln einzugsfähige Seiten verarbeitet werden. Daher müssen vor dem Scannen alle Dokumente manuell einzeln geprüft und entsprechend vorbereitet werden.
Im Rahmen dieser Belegvorbereitung müssen u.a. alle Heft- und Büroklammern von den Belegen entfernt werden. Beschädigte Dokumente werden kopiert, zerknitterte Belege werden geglättet.

Kleine Belege (z.B. Tank- oder Kassenbelege) müssen aufgeklebt oder einzelne Belege aus Folien entnommen werden. Diese vorbereitenden Arbeiten sind in der nachfolgenden Preisübersicht im Punkt Belegvorbereitung zusammengefasst.

Diese vorbereitenden Arbeiten sind oft sehr zeitaufwändig. Für einen Aktenordner mit Lieferscheinen oder mit Rechnungen ausschließlich im Format DIN-A4 wird für diese Arbeiten weniger Zeit benötigt, als für einen Ordner mit Kassenbelegen, Quittungen oder Reisekostenabrechnungen in verschiedenen Formaten. Für diese aufwändige Belegvorbereitung werden bis zu 60 min. pro Aktenordner benötigt.

Aktenordner digitalisieren für Firmen, Handwerk, Gewerbe und Vereine	Preise*
Belegvorbereitung Heft- und Büroklammern entfernen kleine Belege kopieren oder aufkleben u.s.w.	9,90 € pro Ordner
Aktenordner mit bis zu 400 Blatt im Format DIN-A4 – einzeln einzugsfähigen Vorlagen scannen und – in einer mehrseitigen PDF-Datei speichern	18,50 € pro Ordner
Scannen der Dokumente in Farbe / Auflösung 300 dpi	inclusive
Duplexscan (beidseitiger Scan der Seiten)	inclusive
Rückheften der Belege Heft- bzw. Büroklammern nach dem Scannen wieder anbringen, Dokumente in Folien oder auf Heftstreifen abheften	6,50 € pro Ordner
Gemischtes Beleggut verarbeiten Im Ordner befinden sich Dokumente verschiedener Größe (z.B. Kassenbelege oder Quittungen bei Buchhaltungsunterlagen)	4,50 € pro Ordner
Indexierung Übernahme der bestehenden Struktur Ihrer Papierordner. Für jede Trennung im Ordner (Register bzw. Trennblatt) wird eine mehrseitige PDF-Datei erstellt. Alternativ erfolgt die Indexierung gern individuell nach Ihren Vorgaben.	0,35 € pro Datei

Gern erstelle ich Ihnen nach einer persönlichen Abstimmung bzw. Besichtigung ein kostenloses und individuell auf Ihre Anforderungen passendes Angebot.

Gebundene Urkunden und Verträge scannen

Gebundene Dokumente, Notarielle Verträge und Urkunden, alle Unterlagen die nicht getrennt werden können, sowie ältere oder beschädigte Dokumente können nicht mit Einzugsscannern verarbeitet werden. Diese Unterlagen digitalisieren wir im manuellen Einzelscan auf einem Flachbettscanner.

Vorteil:

• schonendes Scannen dieser Dokumente
• es ist keine aufwändige Belegvorbereitung notwendig

Nachteil:

• Jede Seite muss einzeln auf den Scanner aufgelegt, ausgerichtet und gescannt werden
• Da dieses Verfahren viel Zeit erfordert, sind hier die Preise höher als bei der Digitalisierung mit Einzugsscannern.

Gebundene Dokumente/Urkunden scannen	DIN-A4	DIN-A3
1 bis 99 Seitem	0,35 €	0,55 €
100 bis 199 Seiten	0,30 €	0,45 €
ab 200 Seiten	0,25 €	0,35 €

*Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet

Preise Dokumente scannen, Ihr individuelles Angebot

So unterschiedlich wie Ihre Unterlagen, so unterschiedlich sind auch die im Rahmen der Digitalisierung notwendigen Vor- und Nacharbeiten, um Ihre Papierdokumente in digitale Belege zu wandeln.

Daher erstelle ich gern ein für Sie ein kostenloses, individuell zu Ihren Anforderungen passendes Angebot. 

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Zu unseren individuellen Scandienstleistungen, welche wir gern speziell auf die Bedürfnisse von Firmen, Handwerk, Gewerbe, Vereine oder Privatpersonen anpassen, informieren Sie sich bitte auf den folgenden Seiten:

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Wir scannen Ihre Akten, Belege und Dokumente und freuen uns auf Ihren Kontakt:

Herr Thomas Flämig, Dipl.-Verwaltungswirt (FH)
beantwortet gern Ihre Fragen per Telefon 0341 / 652 32 90 oder über unser → Kontaktformular