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Dokumente digitalisieren | Akten Ordner scannen –  Scanservice für Firmen

 

Dokumente digitalisieren | Akten Ordner scannen | Scanservice für FirmenWarum Papier Dokumente digitalisieren lassen?

Im Geschäftsalltag werden täglich zahlreiche Dokumente erstellt, gedruckt, empfangen und versendet.

Die Mehrheit dieser Dokumente erstellen und erhalten Sie sicher bereits in elektronischer Form. Diese digitalen Dokumente werden zumeist lokal im PC oder Netzwerk gespeichert oder auf externen Datenträgern archiviert.

Auf eingehenden Papier Dokumenten werden im Rahmen der Bearbeitung oft  handschriftliche Notizen angefertigt. Zur langfristigen Aufbewahrung und Archivierung werden diese in Aktenordnern oder Archivsystemen abgelegt.

Durch diese getrennten Ablagesysteme entsteht zum einen ein erhöhter Verwaltungsaufwand, z.B. bei der Suche nach einem benötigten Dokument.
Zum anderen besteht für Sie die Aufgabe, alle Papier Dokumente entsprechend der → gesetzlichen Aufbewahrungsfristen langfristig und sicher vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser oder Diebstahl zu lagern.

Lassen Sie daher Ihre Papier Dokumente digitalisieren und verwalten Sie alle Arten von Dokumenten künftig in einem System.
Durch diese Optimierung sparen Sie viel Zeit und schaffen die Grundlage für die langfristig sichere Archivierung wichtiger Dokumente.
In digitaler Form können Sie Ihre Unterlagen platzsparend, mehrfach gesichert und geschützt lagern.

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Dokumente digitalisieren – welche Unterlagen können gescannt werden ?

Alle in Papierform vorliegenden Dokumente – von der Visitenkarte bis zum Format DIN-A3 – können bei uns digitalisiert werden.

  • Vertrags- | Auftragsunterlagen
  • Eingangs- | Ausgangsrechnungen
  • Lieferscheine
  • Lohn- | Gehaltsabrechnungen
  • Buchhaltungsunterlagen
  • Personalakten
  • Datenblätter
  • Gutachten
  • Mahnbescheide
  • Prozessakten
  • Produktbeschreibungen
  • Bedienungsanleitungen
  • Arbeitsanweisungen
  • Prozessdokumentationen
  • Produktionshandbücher
  • Krankenscheine
  • Versicherungsakten
  • Zahlungsbelege | Quittungen
  • Reisekostenabrechnungen
  • Bus-, Bahn- und Flugtickets
  • Sitzungsprotokolle
  • Zertifikate | Zeugnisse
  • Handbücher
  • Bedienungsanleitungen

Dokumente digitalisieren – wie ist der Ablauf ?

In einem persönlichen Gespräch beschreiben Sie uns die Aufgabenstellung:

  • Welche Unterlagen sollen gescannt werden (Art der Belege) ?
  • Wie liegen diese Unterlagen vor (z.B. sortiert in Ordnern) ?
  • Anzahl der Ordner bzw. Belege ?
  • Für welchen Verwendungszweck sollen die Unterlagen gescannt werden ?

Auf dieser Grundlage können wir Ihnen ein speziell auf Ihre Anforderungen abgestimmtes Angebot erstellen.

Nach der Auftragserteilung senden Sie uns Ihre Unterlagen zu, bzw. bringen diese in unser Büro. Auf Wunsch holen wir die Unterlagen gegen eine geringe Kilometerpauschale (abhängig vom Auftragsvolumen) auch bei Ihnen ab.

Wir scannen Ihre Dokumente und speichern die Daten in dem von Ihnen benötigten Dateiformat. Diese übergeben Ihnen auf einem Datenträger. Sie allein entscheiden über die weitere Verwendung und Verarbeitung Ihrer digitalen Daten und für die Erstellung und Aufbewahrung von Sicherungskopien.

Der Inhalt Ihrer Papier Dokumente wird beim einscannen “abgetastet” und als digitale Datei gespeichert – Ihre Unterlagen werden dabei nicht beschädigt.
Die Papier-Dokumente erhalten Sie nach dem Scannen von uns zurück, oder wir übernehmen auf Wunsch die fachgerechte Entsorgung der Unterlagen.

Scanservice - Preise und Leistungen

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Dokumente digitalisieren – Vorteile digitaler Unterlagen

Sichere Aufbewahrung und Archivierung wichtiger Unterlagen

 

  • Altakten, welche Sie in der täglichen Arbeit nicht mehr benötigen, können zur langfristigen, platzsparenden Archivierung als PDF-Datei in einer von Ihnen vorgegebenen Ordnerstuktur gespeichert werden.
  • Bestandsakten, also Dokumente, welche im Rahmen der Geschäftstätigkeit nicht ständig benötigt werden, können mittels OCR-Texterkennung als durchsuchbare PDF-Datei gespeichert werden. Dadurch ist es möglich, in diesen Dateien schnell nach bestimmten Begriffen zu suchen.

Effiziente Arbeitsorganisation im Unternehmen

 

Für alle Unterlagen und Belege, welche in der täglichen Arbeit weiterhin benötigt werden, empfehlen wir den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems. Dies ist die effektivste Art, alle Daten und Dokumente des Unternehmens zentral zu organisieren und zu verwalten.

Digitale Dokumente archivieren

Wir empfehlen den Grundsatz der doppelten und externen Datensicherung


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