Dokumenten Management – Unterlagen effektiv organisieren

Täglich wächst die Menge der Dokumente, welche geordnet und verwaltet werden muss. Warum nicht alle verschiedenen Arten von Dokumenten – egal ob Papier oder digital – in einem einzigen Dokumenten Management System speichern, verwalten und archivieren ?

Wie ist die Situation in der Praxis? Eingehende Papierdokumente (Rechnungen, Verträge..) werden – in der Regel – in Aktenordnern abgelegt. Elektronische Dokumente (eMails, Bedienungsanleitungen, Techn. Dokumentationen u.a.m.) sind auf dem PC des Mitarbeiters oder zentral auf dem Server im Unternehmen gespeichert.

Dokumenten Management Systeme (DMS)

Dokumenten Management – in den meisten Büros nimmt die Papierflut ständig zu. Rechnungen, Gehaltsbelege oder Lieferscheine füllen ganze Regalschränke.

Digitale Dokumente machen ein umfangreiches Papierarchiv in vielen Fällen überflüssig.
Wir erstellen auf Ihrem PC eine vernünftige Ordnerstruktur mit standardisierten Dateinamen. Auf Wunsch scannen wir Ihre Papierdokumente, speichern diese im gewünschten Format und machen so aus den Papier-Dokumenten digitale Dokumente – siehe Scanservice.

Ein digitales Archiv fördert nicht nur die Übersichtlichkeit, ermöglicht Ihnen auch eine schnelle Recherche und erhöht Ihre Auskunftsfähigkeit.

Reduzieren Sie Ihr Papierarchiv, entscheiden Sie sich gegen das teure Papierchaos und für eine bessere Servicequalität.

Dokumenten Management auf dem PC und im Aktenregal

Die Ordnung der Dokumente auf dem PC sollte sich an den bisherigen Ablagestrukturen Ihrer Papier-Dokumente orientieren. Die gewünschte Akte inklusive aller dazu gehörenden Dokumente kann so in Sekundenschnelle direkt am Arbeitsplatz angezeigt werden.

Um die Dokumente und deren Inhalt schnell und einfach verfügbar zu machen, passe ich auf Wunsch das Ablagesystem auf dem PC der Papierablage an.

Alle Dokumente werden in gleichlautenden Ordnern und Unterordnern gespeichert.

Reichen diese Möglichkeiten nicht aus, kann es sinnvoll sein, auf dem PC ein Dokumenten Management System (DMS) zu installieren.

Eine solche DMS-Lösung ist mit umfangreichen Suchfunktionen ausgestattet, mit denen auch in einer großen Dokumentenmenge einzelne Schriftstücke schnell und einfach gefunden werden können.

Zur zentralen Verwaltung aller Ihrer Daten gibt es am Markt zahlreiche Anbieter mit teils unterschiedlichen Lösungen. Bitte prüfen Sie vorab, welche Software Ihre Anforderungen am besten erfüllt.

Auch sollten Sie entscheiden, ob Sie Ihre Daten lokal – also auf dem PC bzw. Server – speichern, oder ob für Ihr Unternehmen die Verwendung einer Cloud-Lösung vorteilhaft ist.