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Private Unterlagen scannen, Nachlass Dokumente, Familienarchive digitalisieren

 

Private Unterlagen scannen | Familienarchive digitalisieren | Scanservice für PrivatpersonenScan-Service für Privatpersonen
warum private Unterlagen scannen, digitalisieren lassen?

Im privaten Bereich müssen zahlreiche Papier Dokumente über einen sehr langen Zeitraum sicher aufbewahrt werden.
Notarielle Urkunden und -Kaufverträge, Steuerunterlagen, Versicherungsverträge, Nachlassdokumente, Ausbildungs-Nachweise sowie Ihre Rentenunterlagen müssen ein Leben lang aufbewahrt werden..

 

 

Von Ihren Dateien auf dem PC erstellen Sie regelmäßig eine Datensicherung. Doch wie sichern Sie wichtige Papier-Unterlagen langfristig vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser, Diebstahl ..?

Wie viele Ordner mit wichtigen Unterlagen haben Sie aktuell zu Hause? Wo stehen diese Aktenordner – sicher in einem feuerfesten Stahlschrank, oder in der Wohnung bzw. im Keller verteilt? Wie lange müssen Sie suchen, um ein bestimmtes Dokument für einen Behördenantrag oder für die Steuererklärung zu finden?

Reduzieren Sie diesen Such-, Sortier- und Ablageaufwand und lassen Sie jetzt private Unterlagen scannen. In digitaler Form können Sie Ihre Unterlagen leicht thematisch am PC ordnen und verwalten. Zusätzlich können Sie die digitale Kopie wichtiger Papierdokumente platzsparend, mehrfach gesichert und langfristig geschützt auf verschiedenen Medien speichern.

 

Private Unterlagen scannen – welche Dokumente können digitalisiert werden?

Alle in Papierform vorliegenden Dokumente – von der Visitenkarte bis zum Format DIN-A3 – können wir für Sie digitalisieren.

Zu Ihrer persönlichen Sicherheit sollte im privaten Bereich von folgenden Dokumenten eine digitale Kopie erstellt werden:

  • Versicherungs- | Rentenunterlagen
  • Garantieunterlagen
  • Zeugnisse | Urkunden
  • Ausbildungsnachweise
  • Arbeitsverträge
  • Gehalts- | Lohnabrechnungen
  • Sozialversicherungsunterlagen
  • Impfausweise
  • Geburts-, Heirats-, Sterbe- Urkunden
  • Kaufverträge (Auto, Grundstück, Haus)
  • Kfz.-Briefe
  • Steuerbescheide
  • Arztbefunde
  • Bauunterlagen
  • Studienunterlagen
  • Immatrikulationsbescheinigungen
  • Behördenschreiben
  • Zahlungs- und Kaufbelege
  • Vertragsunterlagen
  • Werkstattrechnungen
  • Hochzeitszeitungen
  • Bedienungsanleitungen
  • Handschriftliche Briefe
  • Korrespondenz mit Behörden

Private Unterlagen scannen – wie erfolgt das Digitalisieren Ihrer Dokumente?

 

SOS Scanservice für PrivatpersonenBeim Scannen wird der Inhalt der Papier-Dokumente lediglich “abgetastet” und als Textbild gespeichert. Ihre Unterlagen werden dabei nicht beschädigt.

Anschließend speichern wir die Dokumente in einer Ordnerstuktur ab.  Diese Ordnerstruktur legen wir vorab bei der Sichtung Ihrer Unterlagen im gemeinsamen Gespräch fest. Versicherungsdokumente können so z.B. sortiert nach den einzelnen Sachversicherungsarten geordnet werden.
Nach der Überprüfung der Daten auf Vollständigkeit speichern wir diese als PDF-Datei auf einem Datenträger für Sie.

 

Private Unterlagen scannen – Ihre Vorteile:

  • Schneller Zugriff auf Ihre Dokumente über Ihren PC – kein aufwändiges suchen in Ordnern
  • Die Dokumente sind vor Verlust durch Feuer, Wasser, Diebstahl geschützt
  • Keine Investition in zusätzliche Hard- oder Software notwendig
  • Sie können weitere Sicherungskopien Ihrer Daten anlegen
  • Jährliche Aktualisierungen von Versicherungen oder Steuerunterlagen können ergänzt werden

Zusammen mit dem Datenträger, auf welchen Ihre Unterlagen in digitaler Form gespeichert sind, erhalten Sie auch Ihre Papierdokumente im Original zurück.
Alle beim Scannen auf unserem PC gespeicherten Daten werden mit Übergabe der Unterlagen an Sie gelöscht. Wir fertigen keine Sicherungskopien Ihrer Daten an – das ist Ihre Aufgabe.

Sofern Sie sehr viele Dokumente verwalten müssen, empfiehlt sich der Einsatz eines Dokument-Management-Systems. Damit ist es leicht möglich, größe Datenmengen auf dem PC zu sortieren und zu verwalten. Die von uns digitalisierten Dokumente können schnell in diese Programme importiert werden.

Was kostet das Scannen?

Da die zu verarbeitenden Unterlagen und deren Aufbereitung sehr verschieden sind, kann ein konkretes Preisangebot erst nach Besichtigung Ihrer Unterlagen abgegeben werden. Die meiste Zeit wird in der Regel für die Vorbereitung der Dokumente zum Scannen benötigt.

Die Belegvorbereitung beinhaltet u.a. das Entfernen von Büro- und Heftklammern, Haftnotizen u.a.m., da nur einzelne Seiten – so, wie Sie diese in einen Drucker einlegen – über den automatischen Dokumenteneinzug des Scanners verarbeitet werden können.
Gern können Sie hier entsprechende Vorarbeit leisten und die → Belegvorbereitung der Dokumente selbst übernehmen. Dadurch sparen Sie beim digitalisieren Ihrer wichtigen Unterlagen viel Geld.

Bei gebundenen Dokumenten – z.B. Notarielle Verträge oder bestimmte Versicherungspolicen – wo die Bindung nicht entfernt werden kann, werden alle Seiten einzeln auf einem Flachbettscanner verarbeitet. Da dies mit einem weitaus höheren Zeitaufwand verbunden ist, muss der Scanservice nach Aufwand und Anzahl der Seiten kalkuliert werden.

Für eine erste Kalkulation finden Sie hier unsere → Staffelpreise für die verschiedenen Scanverfahren.


 

Preise Scanservice

Günstige Preise für Firmen und Privatpersonen – auch für kleine Mengen – jetzt hier informieren.

Private Unterlagen ordnen, sortieren

Mein Angebot für Privatpersonen – bringen wir gemeinsam Ordnung in Ihre persönlichen Unterlagen.

Ihr Ansprechpartner:

Thomas Flämig
Dipl.-Verwaltungswirt (FH)
Tel. 0341 / 652 32 90


SOS-Bürodienste Leipzig | Bürodienstleistungen seit 1989 | Scannen - Ordnen - Sortieren | Stresemannstr. 3 | 04319 Leipzig |
office@sos-buerodienste.de | Tel.: +49 (0) 341 652 32 90