google-site-verification: googlee9b1cb6ed8d0f020.html

Unterlagen digitalisieren, Dokumente Ordner einscannen lassen

 

Unterlagen digitalisieren | Dokumente Ordner Akten einscannenPrinzipiell können wir alle Unterlagen digitalisieren, welche in Papierform bis zum Format DIN-A3 vorliegen – beim handschriftlichen Notizzettel angefangen bis hin zum mehrseitigen gebundenen Vertrag.
Sinnvoll ist eine Digitalisierung grundsätzlich für jedes Dokument, denn so können Sie Ihre Dokumente mehrfach gesichert und geschützt vor höherer Gewalt aufbewahren.

 

 

Wir stellen allerdings gemeinsam mit Ihnen die Frage, welche Arten von Dokumenten Sie besitzen und für welche Dokumente eine Digitalisierung sinnvoll ist. Wir unterscheiden zunächst grundsätzlich zwischen Privatkunden und gewerblichen Kunden. Beide Kundengruppen haben unserer Erfahrung nach unterschiedliche Anforderung und Bedürfnisse an ihre zu digitalisierenden Daten.

Unterlagen digitalisieren – SOS Scanservice für Firmen

Sicher fallen Ihnen als Gewerbetreibenden viele Dokumente ein, die Sie in Ihrem Geschäftsalltag erstellen, drucken, versenden, empfangen, lesen, aufbewahren…

Manches Dokument halten Sie lieber in Papierform in der Hand, eine bloße elektronische Sicherung würde Ihnen nicht ausreichen. Aber die Mehrheit Ihrer Dokumente erstellen und erhalten Sie sicher bereits in elektronischer Form. Sie fertigen einen Ausdruck und vermerken eventuell etwas handschriftlich darauf – und das Dokument wandert zunächst in die Ablage und danach ins Archiv. Im Archiv warten Ihre Dokumente dann auf den Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Hier ist es sinnvoll zwischen Altakten, Bestandsakten und Akten im Bearbeitungsprozess zu unterscheiden.

Altakten bewahren Sie nur noch entsprechend der gesetzlichen Fristen auf oder archivieren Sie aus firmenhistorischen Gründen. Bestandsakten können im Geschäftsalltag zu Recherchezwecken oder zur Klärung von Unstimmigkeiten wichtig werden. Und Akten im Bearbeitungsprozess sind für die Sachbearbeitung der täglichen Geschäftsvorfälle notwendig und müssen zur Hand sein. Wird ein Dokument benötigt, muss es schnell auffindbar sein. Eine klar strukturierte elektronische Ablage ist immer zeiteffizienter und weniger raumfordernd gegenüber einer Papierablage.

Welche Dokumente und Akten Sie digitalisiert archivieren wollen, hängt von Ihren konkreten Bedürfnissen ab. Streben Sie das nahezu papierlose Büro an? Benötigen Sie Ihren Archivraum für andere Zwecke? Wurden Ihre Dokumente schon einmal aufgrund höherer Gewalt beschädigt und Sie wollen Ihre Dokumente geschützt ablegen? Wollen Sie firmenhistorische Dokumente sichern?

 

Unterlagen digitalisieren – wir scannen für Ihre Firma:

Eingehende und ausgehende Rechnungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lieferscheine, Produktbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Visitenkarten, Besprechungsnotizen, Verträge, Krankenscheine, Kontaktanschreiben, Bescheide, Erlasse, Zahlungsanweisungen, Versicherungsakten, Personalakten, Eingangs- und Ausgangspost, Patientenakten, Befunde, Zahlungsbelege, Quittungen, Preislisten, Bestellungen, Bestätigungen, Reisekostenabrechnungen, Bus-, Bahn- und Flugtickets, Prozessdokumentationen, Produktionshandbücher, Sitzungsprotokolle, Flyer, Zertifikate, Zeugnisse, Handbücher, Bestellungen, Buchhaltungsunterlagen, Mahnungen, Bedienungsanleitungen…

Hier erfahren Sie mehr zum Angebot → Scanservice für Firmen

 

Unterlagen digitalisieren – Scanservice für Privatpersonen

Haben Sie schon einmal über folgende Fragen nachgedacht?

Wie viele Ordner haben Sie mit wichtigen Unterlagen bei sich zu Hause gefüllt? Wo stehen diese Ordner – an einer Stelle oder in Ihrer Wohnung verteilt? Welches sind die wichtigsten Dokumente? Wie schnell finden Sie das Dokument, welches Sie suchen? Wie gut sind Ihre Unterlagen sortiert?

Sicher gehen Ihnen jetzt viele Stichworte durch den Kopf und Ihr geistiges Auge wandert in Ihrem Aktenschrank: Arztbefunde, Urkunden, Steuer, Versicherungen, Bank, Hausbau oder –kauf, Auto, Urlaub, Kinder, Vollmachten, Rente, Behörden, Job…

Viele Dokumente gehören zu mehreren Vorgängen gleichzeitig, sind aber einzeln in verschiedenen Ordern abgeheftet. Für einen Behördenantrag, Versicherungsfall, die Steuererklärung oder jeglichen anderen Vorgang suchen Sie dann aus Ihren verschiedenen Ordnern die entsprechend zu erbringenden Nachweisdokumente zusammen. Wo habe ich das abgelegt – ist eine nicht seltene Frage.

Mit digitalisierten Dokumenten erleichtern Sie sich diesen Such-, Sortier- und Ablageaufwand. Gemeinsam mit Ihnen legen wir eine sinnvolle Ordnerstruktur fest, scannen Ihre Dokumente und speichern Sie unter den Stichpunkten, die Sie uns vorgeben. So können Sie Ihre Dokumente mehrfach in verschiedenen thematischen Ordnern intuitiv speichern. Sie finden schneller, was Sie suchen. Sie können sich Sicherheitskopien erstellen, die im Fall der Fälle einfach transportabel sind. Sie schützen Ihre Unterlagen vor höherer Gewalt.

 

Unterlagen digitalisieren – wir scannen für Privatpersonen:

Arztbefunde, Versicherungsunterlagen, Urkunden, Zeugnisse, Baudokumente, Schul- und Studienunterlagen Ihrer Kinder, Immatrikulationsbescheinigungen, Behördenschreiben, Steuerbescheid, Rentenunterlagen, Verbrauchsabrechnungen Ihrer Versorger, Rechnungen, Zahlungsbelege, Vertragsunterlagen, Lohnabrechnungen, Werkstattrechnungen, Garantieunterlagen, Kaufbelege, handschriftliche Notizen, Diplom- Magister- Master- oder Bachelorarbeiten, Hochzeitszeitungen, Tauf-, Trau-, Geburtsurkunden, Bedienungsanleitungen, Bestellungen, Briefkorrespondenz mit Behörden, Krankenkasse, Anwalt, …

Hier erfahren Sie mehr zum Angebot → Scanservice für Privatpersonen

 

Unterlagen digitalisieren | Dokumente Ordner scannen

Unterlagen digitalisieren, Dokumente Ordner einscannen lassen   Prinzipiell können wir alle Unterlagen digitalisieren, welche in...

Dokumente einscannen – wie erfolgt das digitalisieren Ihrer Unterlagen?

Dokumente einscannen, wie werden Ihre Unterlagen digitalisiert ?   Dokumente einscannen - wie erfolgt die digitalisierung von...

Digitale Dokumente – die Zukunft im Büro?

Digitale Dokumente - die Zukunft im Büro? Digitale Dokumente machen Ihre Papierablage nahezu überflüssig und Sie kommen dem papierlosen...

Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Aufbewahrungsfristen für Dokumente, Empfehlungen für Firmen und Privatpersonen   Aufbewahrungsfristen für Dokumente - Empfehlungen für...

Digitale Dokumente archivieren

Digitale Dokumente archivieren | Unterlagen digital speichern   Nach dem scannen übergeben wir Ihnen Ihre digitalen Dokumente...

OCR Texterkennung

OCR Texterkennung bei digitalisierten Dokumenten   OCR Texterkennung - OCR steht für Optical Character Recognition und bedeutet...

PDF Dokumente – Vorteile | Archivierung

PDF Dokumente - Vorteile für die Achivierung digitaler Unterlagen   Die Wahl des richtigen Dateiformats bei der Digitalisierung und...

Grundsätze zum Datenzugriff ..

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Dokumente   Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler...

SOS Scanservice – Ihre Papierdokumente werden Digital

SOS Scanservice - Ihre Papierdokumente werden digital   SOS Scanservice hilft bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente. Wenn aus einem...

Belegvorbereitung – Dokumente zum scannen vorbereiten

Belegvorbereitung - Dokumente zum scannen vorbereiten   Im Rahmen der Belegvorbereitung müssen die Unterlagen nach den von Ihnen...

Kaufbelege digitalisieren, Rechnungen scannen – vor dem Schaden klug sein !

Kaufbelege digitalisieren, Rechnungen, Quittungen scannen lassen   Warum sollten Sie Kaufbelege digitalisieren lassen? Im Schadensfall müssen Sie...

Ordner digitalisieren | Akten scannen | Scanservice

Ordner digitalisieren, Akten scannen Warum sollten Sie Ihre Ordner digitalisieren? Im geschäftlichen und privaten Bereich müssen Sie wichtige...

Dokumente vor Hochwasser schützen

Dokumente vor Hochwasser schützen - sorgen Sie jetzt vor!   Dokumente vor Hochwasser schützen - haben Sie schon vorgesorgt? Angesichts...
Dokumente digitalisieren, Aktenordner scannen | Scan-Service für Firmen und Privat

SOS Scan-Service

Dokumente digitalisieren lassen, Aktenordner scannen. Hier erhalten Sie weitere Informationen zum Angebot Scanservice für Firmen und Privat.

Dokumenten Management Systeme | Dokumente verwalten und archivieren

Dokumenten Management

Alle arten von Dokumenten in einem gemeinsamen System verwalten und archivieren.

SOS Sortierdienst | Unterlagen, Belege sortieren

SOS Sortierdienst

Hier erfahren Sie mehr zum Angebot Unterlagen, Belege sortieren für Firmen, Privatpersonen und Senioren

Ratgeber SOS-Bürodienste

Zum Ratgeber SOS-Bürodienste


SOS-Bürodienste Leipzig | Bürodienstleistungen seit 1989 | Scannen - Ordnen - Sortieren | Stresemannstr. 3 | 04319 Leipzig |
office@sos-buerodienste.de | Tel.: +49 (0) 341 652 32 90